「問い合わせ、何をどう伝えればいい？」～佛心ITサポート情報 vol.３～

いつも佛心ITサポート部の活動にご理解とご協力を賜りまして、誠にありがとうございます。今回のテーマは、「お問い合わせの内容についてのお願い」です。

ただでさえ難しい用語が並ぶITの世界。問い合わせることさえ、至難の業ですよね。そこで今日は、「佛心ITサポート部がお知らせいただきたいこと」をご紹介します。

電話でもメールでも、問い合わせ方法は問いません。無理なくわかる範囲でお伝えいただければ大丈夫です。一緒に見ていきましょう！

はじめにお知らせいただきたいこと

お使いのデバイス（機器）	「パソコン」「スマートフォン」「タブレット」など

次にお知らせいただきたいこと

お困りごとの具体例に合わせて、お知らせいただきたいことをご紹介します。

✔️お困りごと例①：ログインできない

何にログインできないか	「佛心僧学院」「佛心会」など
どんな画面が出ているか	「画面には〇〇と表示されています。」
どんなエラーメッセージが出ているか	「エラーメッセージは〇〇です。」

✔️お困りごと例②：メールのリンクが開けない

メールの受信日	「〇月〇日」
メールの件名	「メールの件名は〇〇です。」
リンクの位置・文言	「リンクの位置は一番下、左から２番目の【お申し込みはこちらから】です。」
リンクをクリックした後、どんな画面が出ているか	「画面全体がほぼ真っ白で、左上に大きなローマ字があります。」
どんなエラーメッセージが出ているか	「Not Found 041」

✔️お困りごと例③：ホームページのリンクが開けない

ホームページのURL	https://teramachishinbun.com/〇〇
ページのタイトル	ページのタイトルは「寺町新聞」の「鹿のように集い、跳ねる！＜慈縁の会（関東）が発足＞」です。
リンクの位置・文言	リンクの位置は「目次６」下の方の「慈縁の会（西日本）開催決定」の中の【お申し込みはこちらから】です。
リンクをクリックした後、どんな画面が出ているか	「ログイン」画面です。
どんなエラーメッセージが出ているか	「この先はサインインまたは登録が必要です。」

✔️お困りごと例④：佛心僧学院の講義が見れない

講義の配信日	「〇月〇日」
講義のタイトル	「第28回目の講義です。」
どんな画面が出ているか	「〇〇の画面が出ています。」
どんなエラーメッセージが出ているか	「エラーメッセージは〇〇と出ました。」

なぜご質問者さんの現状把握が必要なのか

それは、「問題の早期解決」に繋がるからです。

例えば、こんな風に…‥

最初のお問い合わせ内容が「ログインできません」だけですと、漠然としているため、佛心ITサポート部はいくつも質問をさせていただくことになります。

「いつ」「何の」を確認する、つまりご質問者さんの現状を正しく把握しなければ、的確なアドバイスはできないからです。

その結果、この例のように、メールのやり取りを何度もしなければいけなくなります。

できる限り質問者様の手間を減らし、さらに、問題を最短距離で解決に導くためには、「現現場とお困りごと」をセットでお伝えいただくことがとても大切です。

皆さまの温かいご協力に感謝いたします

みなさんの心を少しでも軽く、前向きにして差し上げたい。それが佛心ITサポート部の願いです。皆さまの温かいご協力に感謝いたします。

おわりに

誰にでも、自分本位な伝え方をした経験はあると思います。また急いでいる・困っている時は、なおさら「自分が知っているのだから相手も知っているはず」 と思い込んでしまいますよね。

でも、そんな時こそ一呼吸おいて、「相手は何を考えているのだろう」と想像しながら、伝える順番を考え、適切な言葉を選ぶことができたら、伝えたいことはより確実に伝わるのだと思います。

自分の伝え方次第で、より良い人間関係を作っていくことも可能かもしれませんね。

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動画【コミュニケーション能力がない人に起こる問題と真の対話力｜仏教で磨くリーダーの才覚「対話力」序盤部分】

佛心ITサポート部

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